Miksi tietoja kerätään?
Frisbeegolfkilpailuissa maksettavat rahapalkinnot ovat pääsääntöisesti veronalaista tuloa.
Kilpailun järjestäjällä on lainsäädännön mukainen velvollisuus ilmoittaa veronalaiset palkinnot Verohallinnolle sekä tarvittaessa toimittaa niistä ennakonpidätys.
Tämä koskee kaikkia kilpailunjärjestäjiä riippumatta siitä, onko kyseessä seura, yhdistys tai muu organisaatio.
Tämän vuoksi kilpailunjärjestäjän tulee kerätä rahapalkinnon maksamista varten palkinnonsaajan tarvittavat tiedot ja verokortti.
Suomen frisbeegolfliiton ohjeistuksia:
Milloin tietoja tarvitaan?
Palkinnon arvo yli 100 €
Kun kilpailijalle maksetaan rahapalkinto tai muu veronalainen palkinto, jonka arvo ylittää 100 euroa:
- kilpailijalta pyydetään verokortti
- kilpailijalta kerätään palkinnon maksamiseen tarvittavat henkilötiedot
- palkinnosta toimitetaan ennakonpidätys verokortin mukaisesti
- palkinto ilmoitetaan tulorekisteriin
- tiedot toimitetaan Verohallinnolle lakisääteisesti
Palkinnon arvo 100 € tai alle
Jos palkinnon arvo on enintään 100 euroa eikä palkinnonsaaja ole palvelussuhteessa kilpailun järjestäjään, tulorekisteri-ilmoitusta ei yleensä tarvitse tehdä.
Mitä kilpailijan tulee tehdä?
Jos olet voittamassa yli 100 euron arvoisen rahapalkinnon:
1. Tilaa verokortti
Voit käyttää tavallista verokorttia tai pyytää Verohallinnolta urheilijan verokortin.
2. Toimita verokortti järjestäjälle
Verokortti tulee toimittaa ennen palkinnon maksamista.
3. Tarkista tietosi
Varmista, että nimesi, henkilötunnuksesi ja yhteystietosi ovat oikein.
4. Tarkista esitäytetty veroilmoitus
Kilpailun järjestäjä ilmoittaa tiedot tulorekisteriin, minkä vuoksi tiedot näkyvät myöhemmin esitäytetyllä veroilmoituksellasi.
Miten rahapalkinto maksetaan?
Esimerkki:
Rahapalkinto: 500 €
Ennakonpidätys verokortin mukaan: 20 % (100 €)
Kilpailijalle maksetaan: 400 €
Verohallinnolle tilitetään: 100 €
Tulorekisteriin ilmoitetaan:
- bruttopalkinto 500 €
- ennakonpidätys 100 €
Kilpailijan verotettava tulo on 500 euroa, vaikka tilille maksetaan 400 euroa.
Mitä tapahtuu, jos verokorttia ei toimiteta?
Mikäli kilpailija ei toimita verokorttia ennen maksua, kilpailunjärjestäjä joutuu toimittamaan ennakonpidätyksen Verohallinnon määräysten mukaisesti.
Jos kilpailija ei toimita verokorttia annettuun määräaikaan mennessä, pidätetään veroa 60 %
Suosittelemme toimittamaan verokortin hyvissä ajoin ennen kilpailun päättymistä.
Verokortin toimittaminen Gmaililla:
Jos lähetät verokortin tai muita palkinnon maksamiseen tarvittavia henkilötietoja sähköpostilla, käytä Gmailin Luottamuksellista tilaa ja SMS-vahvistusta.
Tietokoneella, tabletilla tai puhelimella:
- Avaa Gmail ja kirjoita uusi viesti
- Liitä mukaan verokortti (PDF, Ei kuvaa!)
- Valitse viestin alareunasta Luottamuksellinen tila (lukko-ikoni)
- Aseta viestille vanhenemisaika (esim. 1 kuukausi)
- Valitse tunnistautumistavaksi SMS-koodi
- Syötä vastaanottajan puhelinnumero pyydettäessä
- Lähetä viesti
Vastaanottaja saa sähköpostiin linkin ja tekstiviestillä kertakäyttöisen koodin, jolla viesti voidaan avata.
Muita tapoja toimittaa verokortti:
- Salasanalla suojattu PDF tiedosto sähköpostilla ja salasana tekstiviestillä nimetylle henkilölle.
Kun verokorttia ei enää tarvita, tuhotaan ko. viesti.
Tietosuoja (GDPR) ja tulorekisteri
Miksi henkilötietoja kerätään?
Mikäli kilpailijalle maksetaan veronalainen rahapalkinto, kilpailunjärjestäjän on lain mukaisesti:
- tunnistettava palkinnonsaaja
- toimitettava tarvittaessa ennakonpidätys
- ilmoitettava tiedot tulorekisteriin
- säilytettävä kirjanpitoaineisto lain edellyttämällä tavalla.
Näiden velvoitteiden täyttämiseksi kilpailunjärjestäjä voi joutua keräämään esimerkiksi:
- nimen
- henkilötunnuksen
- osoitetiedot
- verokortin tiedot
- pankkitilin numeron.
Mikä on tietojen käsittelyn oikeusperuste?
Tietojen käsittely ei perustu kilpailijan suostumukseen, vaan järjestäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
Toisin sanoen:
Seura ei pyydä henkilötietoja ”varmuuden vuoksi”, vaan siksi, että verolainsäädäntö ja tulorekisteriä koskevat velvoitteet edellyttävät niitä.
Tästä syystä kilpailija ei voi vaatia rahapalkinnon maksamista ilman tarvittavien tietojen toimittamista.
Miten tietoja suojataan?
Kilpailunjärjestäjän tulee huolehtia, että:
- tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtäviin palkintojen maksaminen kuuluu
- tietoja ei julkaista tai luovuteta ulkopuolisille
- verokortteja ei säilytetä tarpeettoman pitkään
- sähköinen aineisto säilytetään turvallisesti
- henkilötietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.
Voiko verokortin lähettää sähköpostilla?
Tätä ei yleensä suositella.
Turvallisempia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi:
- suojattu lomake
- salattu tiedostonsiirtopalvelu
- vahvasti tunnistautunut verkkopalvelu
- muu tietoturvallinen toimitustapa
Tavoitteena on minimoida henkilötunnuksen ja verotietojen joutuminen vääriin käsiin.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin:
- verolainsäädäntö,
- kirjanpitolainsäädäntö tai
- muu lakisääteinen velvoite
edellyttää. Tämän jälkeen tiedot tulee hävittää turvallisesti.
Yhteenveto
Jos voitat yli 100 euron rahapalkinnon, kilpailunjärjestäjän on lain mukaan kerättävä verokortti ja tarvittavat henkilötiedot, tehtävä mahdollinen ennakonpidätys sekä ilmoitettava palkinto tulorekisteriin.
Näin varmistetaan, että palkinto käsitellään Verohallinnon ohjeiden ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.